如何管理你的時間和你的工作量？

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你是那種難以掌握辦事時間的人嗎？有時您是否害怕甚至開始列出工作表，因為要做的事情太多了？無論您是想提高效率、完成更多工作，還是想在不確定的時期找到一種工作方式，您并不孤單。

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目前，當我們努力應對 COVID-19 的影響時，我們中的許多人都面臨著一種新的工作方式，并試圖在快速變化和不確定的環(huán)境中保持最優(yōu)先的地位。在最好的時候，找到你的焦點可能很困難。在感覺最糟糕的時候，它是無限困難的。

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作為職業(yè)教練，我?guī)椭鷮I(yè)人士做好他們的工作并實現(xiàn)他們最大的目標。在大流行期間處理工作令人生畏且前所未有。但是，我們都與我們的恐懼、擔憂和挑戰(zhàn)同在。我們的工作方式和所做的事情會有所不同，我們面臨的環(huán)境是獨一無二的，但通常面臨的挑戰(zhàn)是“如何立即完成這個、這個和這個？” 幾乎是通用的。

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如果您正在尋求幫助以更好地管理時間和優(yōu)先處理工作量，這里有一些方法可以實現(xiàn)這兩個目標。

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清楚大局

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在確定待辦事項列表的優(yōu)先級時，重要的是要考慮大局。什么是最重要的，什么是最關鍵的。如果你有一個老板，要有效地做到這一點，你們倆必須保持一致。

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使用團隊會議或一對一會議來充分發(fā)揮作用。每個人的管理風格都不同，您可能已經知道自己在做什么。即使您在待辦事項清單上很清楚，重要的是要確保你們都在關于您角色的關鍵職責和目標的同一頁面上。

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沒有什么比花費大量時間來完成一項任務更糟糕的了，結果卻發(fā)現(xiàn)你的經理很沮喪，因為他們希望你把時間完全投入到別的事情上。在可能的情況下，您應該清楚地了解什么是必需的，什么是時間敏感的。

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安排您最重要的任務

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當您了解情況后，您就可以開始找出完成工作的最佳方式。我總是建議我的客戶提前計劃他們的工作日。如果您知道需要滿足固定的最后期限，請弄清楚完成工作需要多少時間，并考慮額外的時間以防萬一。我依靠我的每周計劃表，其中包括提示我寫下我本周關注的內容。在一周開始之前記下優(yōu)先事項提醒我為重要的事情騰出時間。

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通常，很容易感覺每天都沒有時間了。待辦事項清單可能永無止境，如果您發(fā)現(xiàn)自己沒有完成所需的一切，是時候退后一步反思了。一天只有這么多小時。為了提高工作效率，您應該優(yōu)先考慮最重要的事情，這樣最關鍵的任務就不會被放棄。

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一位了不起的教練，Dear Anne Media 的Stephanie Zhong給了我一個很棒的提示，我現(xiàn)在每天都在應用。她建議在索引卡上寫下當天最重要的三個優(yōu)先事項。如果您沒有索引卡，則可以使用便利貼或小紙條。她的建議是將前三個必須做的事情放在一個你可以整天看到的地方。如果您的優(yōu)先事項寫在您偶爾看一眼的計劃表或筆記本上，它們可能不會留在腦海中。將便箋放在工作站上，在工作時隨身攜帶或將其貼在屏幕上，將作為視覺提醒讓您保持正軌。

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確保您已分配時間來完成優(yōu)先任務。如果你不這樣做，你就是在為失敗做準備。根據(jù)您的工作環(huán)境，這可能需要與您的經理或團隊合作，以確保您在一天開始時有所需的時間?；蛘撸赡苡凶灾鳈嘣谌諝v上安排時間，以確保您可以完成優(yōu)先事項。

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如果您的優(yōu)先事項是定期發(fā)生的任務，請制定一個時間表和習慣，讓您盡最大努力做好工作。例如，如果您需要在每周五上午 11 點之前發(fā)送每周報告，請從該截止日期開始追溯以創(chuàng)建小型里程碑并創(chuàng)建流程來支持它們。不要忘記給自己留出回旋余地，因為可能會突然出現(xiàn)一些可能使您出軌的事情。

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排除拖延癥

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如果您與拖延作斗爭，那么您并不孤單。說實話，我必須通過它才能按時為我的編輯完成這篇文章。我們中很少有人對自我破壞行為免疫，這種行為會導致推遲我們知道我們真正需要處理的任務。當您知道需要做什么，但在開始時遇到問題時，您可以嘗試一些疑難解答。

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第 1 步：想象一下完成任務后的感受。

如果有幫助，給自己獎勵的激勵。我個人喜歡積極的強化，比如用我最喜歡的零食或放縱來獎勵自己，而不是懲罰。畢竟，如果你沒有完成你的可交付成果，向你的經理解釋原因，或者在我的例子中是你的編輯，這將是足夠的懲罰。

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第 2 步：阻止其他所有內容。

盡量減少任何可能妨礙入門的干擾。這可能涉及關閉互聯(lián)網瀏覽器、靜音 Slack、移動您的位置或戴上耳機。無論你需要什么才能集中注意力，去做吧。

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第 3 步：將您的任務分解為更小的部分。

首先將任務分解為更小的可管理步驟。就我而言，對于這篇文章，我沒有考慮“我必須一口氣寫 1,500 個單詞”，而是開始詳細說明我想分享的內容，并為每個部分創(chuàng)建帶有想法的項目符號。這立即使我接下來需要做的事情變得更加切實可行。

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我們都有不同的工作風格。如果它有助于嘗試番茄工作法，包括專注于你的任務工作 25 分鐘，休息 5 分鐘，再跳回去 25 分鐘，再休息一次等等。我個人更喜歡做 45 分鐘的爆發(fā)，然后休息 15 分鐘左右重新組合。找到最適合你的節(jié)奏。

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第 4 步：跳入

接下來，您需要撕掉創(chuàng)可貼并開始。通常，我們的頭腦會夸大任務比實際情況更大、更可怕或更費力。剛開始，而且越早開始，越早完成

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一旦開始，就堅持下去。這需要紀律。如果你承諾做某事，那就去做吧。畢竟，你想被稱為不能依賴的人嗎？

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掌握你的心態(tài)

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如果您需要幫助來完成一項任務，特別是如果它是一項正在進行的任務，那么保證您會找到大量的應用程序。我們幾乎處于飽和點，所有應用都有一個應用程序，但在這種情況下，我不想引導您訪問神奇下載列表。您需要利用的最重要的工具是您已經擁有的工具。這是你的心態(tài)。

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在暢銷書《高效能人士的 7 個習慣》中，作者斯蒂芬·R·柯維提醒我們“挑戰(zhàn)不是管理時間，而是管理自己”。心理學家蓋伊·亨德里克斯 (Gay Hendricks) 在他的著作《大躍進》( The Big Leap) 中進一步闡述了這一概念，并解釋了愛因斯坦時間的概念。亨德里克斯認為，與其將時間視為有限的資源，不如我們自己創(chuàng)造時間并決定如何使用和應用它。因此，我們可以選擇創(chuàng)造時間，也可以選擇創(chuàng)造時間壓力。我們可以通過在我們擁有的時間內采取的行動來決定。

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如果你一開始的心態(tài)是你可以并且將會完成你的優(yōu)先任務，然后采取行動，你就更有可能成功。如果你一開始感到焦慮或沮喪，或者覺得時間對你不利，那就更難熬過去了。

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如果您傾向于過度承諾和交付不足，那么是時候打破這種習慣了，即使您錯過了為自己設定的個人最后期限。有時我們會嚴重低估完成某些事情所需的時間。對您擁有的時間、所涉及的步驟以及需要完成的工作保持客觀和現(xiàn)實。

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如果您有很多事情要處理，請選擇一件您必須先做的事情。我嘗試“先做最壞的事”，這讓我能夠在一天開始時完成我一直害怕的任務。設定一個時間限制并堅持下去。努力工作可以成為完成任務的一個很好的動力。消除任何干擾，以便您可以專注于需要做的事情并更快地解決它。如果有幫助，創(chuàng)建個人激勵作為最終完成工作的獎勵。

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如果您即將超過最后期限，下一步該怎么做

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如果你感到不知所措、筋疲力盡，或者擔心你會趕上最后期限，不要把頭埋在沙子里。大多數(shù)問題都是可以解決的，但您必須準備好探索可能的選項。如果一項關鍵任務的時間不多了，這里有一些損害限制選項需要考慮。

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在到達時間緊迫的不歸路之前，開始與關鍵利益相關者溝通和解決問題。提供當前狀態(tài)的更新以管理期望并確定范圍或截止日期是否有任何靈活性。

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如果沒有，就如何交付所需的最關鍵組件提出建議。它可能是從他人那里獲得幫助或輸入，調整方法或轉移資源或重點，以使您到達需要的位置。

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如果你是團隊的一員，看看是否有人可以提供幫助。尋求幫助并承認自己正在掙扎似乎很可怕，但不要害怕去做。如果你遇到了一個突破點并覺得你的盤子里有太多東西，你應該說點什么。從長遠來看，您的誠實將有助于整個團隊并有益于您的工作。如果您手頭上的事情太多，請在截止日期前與您的經理談談。誠實，避免抱怨并提供可以提供幫助的主動解決方案。

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因為我們天生就會不斷推動自己前進，所以感覺自己做得還不夠，這種情況并不少見。當你完成你的待辦事項清單時，不要忘記寫下你的成就和你已經完成的事情。不要只關注列表中尚未完成的內容。每天晚上，我都會在我的計劃表中每天記下我所做的事情。到周末時，我總是對自己錄制的內容感到驚喜。毫無疑問，它比我記得的要多，而且它是閱讀的動力。因此，請跟蹤您正在完成的工作，并記住在此過程中獎勵自己。

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