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公司里有一種人你可能只聽過名字，但不見其人，看似低調(diào)卻又可能一句話就左右老板決策。你是不是也對「特別助理、秘書、辦公室主任」的神秘工作感到好奇？一名即將畢業(yè)的大四網(wǎng)友在《筑招網(wǎng)職場診所》問新人如何成為董事長特別助理，特別助理、秘書需要具備什么樣的特質(zhì)或能力？本文帶你一窺這些低調(diào)神秘金頭腦的真實工作樣貌，以及求職建議。

請問在一群特別助理秘書群中，哪些特質(zhì)能夠成為董事長最信賴的人？

我目前是即將出社會的大四生，想深入了解董事長特別助理或是秘書這個職位，我想像能當(dāng)上董事長特別助理的人應(yīng)該都是能力很好的人，請問成為辦公室主任的人應(yīng)該要具備哪些特質(zhì)或能力？這些能力該如何培養(yǎng)？

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不知道你是不是也對特別助理、秘書、辦公室主任這類隱身幕后但似乎是老板左右手、甚至能影響決策的神秘工作感到好奇？而且他們的工作范圍感覺包山包海，是不是老板交代的任何事都得使命必達(dá)？一起來了解這些工作的真實樣貌！

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某建筑公司董事長特別助理Ashley 以十多年辦公室主任職過來人經(jīng)驗，認(rèn)為剛畢業(yè)要一蹴而就，直接在上市公司當(dāng)特別助理是不可能的，除非背后有強(qiáng)大的人脈。

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想當(dāng)特別助理就必須熟悉你所待的產(chǎn)業(yè)，若沒有辦公室主任經(jīng)驗?zāi)阒荒軓男∶貢銎?。站在巨人肩膀上看事情固然是個很好的跳板，但是站在風(fēng)口浪尖上，層峰和股東的較勁，高級主管們的政治立場。你的人際關(guān)系能力要非常圓融，應(yīng)對進(jìn)退聽起來很像廢話，但實際上做人比做事更重要。

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對你的直屬上司表現(xiàn)忠誠度更是你在這個戰(zhàn)場中，為你尋求堅固靠山的唯一方法。?

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捷爾國際簡睿志總經(jīng)理也建議一開始在無經(jīng)驗的情況下，最好從比較初階的去著手，隨時間累積經(jīng)驗，再慢慢抓可以發(fā)揮的時機(jī)點。他認(rèn)為特別助理與秘書是職場上爬出泥沼戰(zhàn)的最佳晉階途徑，以下他將深入探討這二種職務(wù)的特色：

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1. 無論抬頭為何，都是處理老板交辦事項

特別助理一般分成：決策型、執(zhí)行型
秘書通常分成：效率型、業(yè)務(wù)型、應(yīng)酬型

特別助理偏向以營運(yùn)管理、決策分析等為主。甚至未來有新事業(yè)單位準(zhǔn)備成立，老板會評估把特別助理放在該單位測試，給予一些資源，讓特別助理去操作執(zhí)行，進(jìn)一步評估是否可繼續(xù)發(fā)展。而秘書就好像多以事務(wù)為主，像是行程安排、會議紀(jì)錄等。

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但也沒有特別一定，像之前我的公司，也有把秘書安排去負(fù)責(zé)一個新單位。完全還是看老板的喜好，關(guān)鍵是在自身的能力，是否可以足夠扛起老板給予的機(jī)會與責(zé)任。

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至于秘書跟特別助理在名稱上有什么差異？其實沒有，單純看老板喜歡怎么稱呼，給你什么抬頭，名片就會印什么。但無論稱呼為何，總歸一句，你的工作就是幫老板處理交辦事項！

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2. 特別助理的特別，就是工作特別沒范圍

職稱看起來光鮮亮麗，但其實這樣的職務(wù)充滿挑戰(zhàn)與機(jī)動性，講更直接，就我認(rèn)識知道包括自己，擔(dān)任過老板特別助理秘書的，都幾乎是責(zé)任制。想安穩(wěn)上下班的，這職務(wù)其實不太符合你。

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3. 你的格局，決定你能不能聽懂老板

特別助理秘書這個職務(wù)，擔(dān)任的等級越高，負(fù)責(zé)的事務(wù)越困難，甚至擔(dān)任到辦公室主任長，那你就會是一個既年輕又有這個年紀(jì)絕沒有的某一種程度者。

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這程度，讓老板覺得，你可以聽懂老板，甚至指引老板、老板的公司、老板的事業(yè)。換句話說，老板正在尋找的那個人，是一個聽得懂他的人。

這程度，叫做格局。

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4. 通才中的專才，隨時接老板的球

特別助理秘書，等級通常以能力以及功能大概分成最基礎(chǔ)第一線，像是有的僅能處理文書資料，接聽電話，會議紀(jì)錄等瑣碎事務(wù)，或處理上一級特別助理秘書交辦的作業(yè)。

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舉我為例，某任老板養(yǎng)了一個辦公室主任團(tuán)，都是特別助理秘書，但是負(fù)責(zé)的工作不一樣。像我擔(dān)任辦公室主任長，負(fù)責(zé)管理這一群特別助理秘書，里面有司機(jī)，負(fù)責(zé)公關(guān)發(fā)言的，負(fù)責(zé)老板行（沒錯，單純管行程）等分類。我主要負(fù)責(zé)整個公司營運(yùn)作業(yè)，幫老板追各單位的狀況，然后隨時抽查或到該單位去做改善調(diào)整，然后接老板的球，例如公司要推ISO，擔(dān)任ISO代表去推動驗證，或是新事業(yè)的投資評估......

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那什么是通才中的專才呢？先講通才的部份。通常愈高等的特別助理秘書，愈能跟在老板身邊做事，老板問什么，老板不知道什么，轉(zhuǎn)頭幾乎問的第一個人就是擔(dān)任特別助理的你。所以很多事你必須知道，要去了解，掌握市場趨勢，要懂財務(wù)量化、管理帶人等非常多技能，需要花很多時間去培養(yǎng)學(xué)習(xí)。

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以我來說，通才方面是靠自己大量吸收資訊知識并內(nèi)化，何時會用到不知道，但有時候老板轉(zhuǎn)頭一問，或是會議上突然有一個問題，你自然會從腦中挖到該相關(guān)資訊，當(dāng)場就可以活用。

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而專才部份，就是在某一個領(lǐng)域特別的了解。例如我在營運(yùn)管理改善、組織制度建立、人資范疇較專精，所以當(dāng)老板要面試高級主管時，HR第一關(guān)處理后，二次面試都須過我這關(guān)，最后老板面試時，我會在旁提點。

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5. 懂得尺度拿捏，三近三遠(yuǎn)

擔(dān)任過幾位老板的特別助理，多年的經(jīng)驗告訴我，就是三近三遠(yuǎn)：

近思想，遠(yuǎn)圈子
近目標(biāo)，遠(yuǎn)身邊
近能力，遠(yuǎn)是非

6. 有能力是標(biāo)配，你還得像你老板

當(dāng)特別助理的四大條件：忠誠度高、身段柔軟、高效益、通才
當(dāng)特別助理的四大態(tài)度：守口如瓶、情緒管理、察言觀色、保持彈性

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最重要的是，除以上基本能力條件之外，你跟老板合不合這是最重要的，有時候不是你不好，你很優(yōu)秀，只是老板看你怎么看都覺得不合胃口，因為你站出去要代表他，你站他旁邊或身后，你要像他，如果不像，那再優(yōu)秀，他也不會挑你。

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因為回到最前面，老板要找一位最懂他，聽得懂他的話的人！

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新人或無管理經(jīng)驗者，可以應(yīng)聘特別助理工作嗎？

回答這問題之前，我們先從筑招網(wǎng)人事長孫啟艷以下分享中，去理解老板為什么要找特別助理的真正原因：

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我只有兩種情形會運(yùn)用特別助理，在不確定一位新聘的高級主管能否證明自己的領(lǐng)導(dǎo)力前，我會安排他先以特別助理身份來執(zhí)行項目任務(wù)，而不是直接到預(yù)定單位去上任，以便為人選爭取一段時間。透過執(zhí)行項目，讓日后要帶領(lǐng)的單位從旁看見人選的實力。這樣做的考量是想避免預(yù)定單位的同仁質(zhì)疑：他憑什么空降來當(dāng)我們的主管！而是讓人選在證明自己的實力后，由大家主動爭取他來當(dāng)他們的主管。

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另一種情形是當(dāng)公司要發(fā)展新事業(yè)，而公司內(nèi)剛好沒有具備該專業(yè)的開路先鋒時，我也會先用特別助理來聘用合適的人選，若人選能將新事業(yè)驗證成功，就會正式成一個新事業(yè)單位，并讓人選名正言順當(dāng)主管；若驗證失敗，就會中止計劃，人選也可能中止。

這樣做的原因是，由董事長室發(fā)動的項目可以確保相關(guān)單位對該人選所進(jìn)行的項目給予應(yīng)有的支援。因此，我開出的特別助理求才條件會有一個要求：人選必須具有領(lǐng)導(dǎo)過特定人數(shù)的實際成功經(jīng)驗。

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所以假設(shè)我剛好是你應(yīng)聘特別助理的那家公司的老板，我希望能在你的履歷上看到你怎么描述過去那段成功的領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)驗，以及你看到我們公司有什么地方是你能改變的。

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最后，我會建議在成為特別助理前，能讓自己先具備成功的實戰(zhàn)領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)驗，因為有實戰(zhàn)領(lǐng)導(dǎo)力的人干什么角色都可以，沒有實戰(zhàn)領(lǐng)導(dǎo)力的特別助理恐怕沒有員工會理你。

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綜合上述職場前輩們精辟分享，如果你是新人或過去沒有管理經(jīng)驗者卻又向往辦公室主任工作，筑招網(wǎng)小編建議可以嘗試以下二種方法：

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1. 無經(jīng)驗新人：從初級秘書做起，跟在老板身邊學(xué)習(xí)、長眼界，未來再等待機(jī)會轉(zhuǎn)換成特別助理。

【主管秘書】工作機(jī)會
http://www.dengjiamin.com/zhaopin/info-1693904652766269440.html?highline=1716532585374

http://www.dengjiamin.com/zhaopin/info-1540970469921124352.html?highline=1716532585374

http://www.dengjiamin.com/zhaopin/info-790568.html?highline=1716532585374

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2. 有工作經(jīng)驗但無管理經(jīng)驗：可以在熟悉且專精的領(lǐng)域繼續(xù)深耕，并積極爭取管理職。累積成功的實戰(zhàn)領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)驗，同時多觀察、揣摩老板或身邊高級經(jīng)理人的眼界格局、決策思維，提高成為特別助理成功機(jī)率。
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