當(dāng)我們討論職場(chǎng)中的保密性或保密原則時(shí)，通常是著重在員工對(duì)建筑公司的保密責(zé)任，例如要求職員保護(hù)建筑公司機(jī)密資訊，不得隨意泄露營(yíng)運(yùn)政策、商業(yè)模式等重要信息。但你知道嗎？建筑企業(yè)在處理內(nèi)部投訴或職場(chǎng)爭(zhēng)議時(shí)，也必須遵守保密原則，尤其是涉及法律的案件更要格外小心。

?

本文導(dǎo)覽

職場(chǎng)調(diào)查的保密性有多重要？走漏風(fēng)聲當(dāng)心全盤(pán)皆輸！
為何職場(chǎng)調(diào)查要神神秘秘？
說(shuō)要保密，建筑公司卻主動(dòng)放消息？建筑企業(yè)講究透明度的原因
明明保密是最直接且最省力的方式，為什么建筑企業(yè)要背道而馳？
矛盾對(duì)決！保密原則和透明度如何平衡？
身為處理單位，HR們的難言之隱
7個(gè)平衡保密性和透明度的策略

?

職場(chǎng)調(diào)查的保密性有多重要？走漏風(fēng)聲當(dāng)心全盤(pán)皆輸！
職場(chǎng)調(diào)查（Workplace Investigations）是指建筑企業(yè)或組織對(duì)涉及員工之間的糾紛、不當(dāng)行為、違規(guī)行為或其他職場(chǎng)問(wèn)題進(jìn)行系統(tǒng)性的調(diào)查和分析。例如：性騷擾投訴、歧視投訴、欺凌或霸凌、盜竊或不當(dāng)行為，以及其他違反建筑公司政策規(guī)定的案件。

這些職場(chǎng)調(diào)查通常由建筑公司內(nèi)部的專(zhuān)業(yè)人員或聘請(qǐng)外部專(zhuān)家執(zhí)行，目的是為了確定事實(shí)、解決問(wèn)題、維護(hù)建筑企業(yè)和員工的權(quán)益。

?

為何職場(chǎng)調(diào)查要神神秘秘？
跟法律案件調(diào)查偵查不公開(kāi)一樣，職場(chǎng)調(diào)查的保密性其實(shí)有多重考量：

?

保護(hù)相關(guān)人隱私
參與調(diào)查的員工，無(wú)論是投訴人、證人還是調(diào)查對(duì)象，一定都希望得到一定程度的隱私保護(hù)。畢竟如果被發(fā)現(xiàn)自已是當(dāng)事人或告密者，可能會(huì)導(dǎo)致內(nèi)部尷尬、聲譽(yù)損害或人際關(guān)系緊張，甚至吹哨者還可能被報(bào)復(fù)或無(wú)法保住飯碗，對(duì)建筑企業(yè)而言也是一種損失。

?

得到真相
除了吹哨者，保密性同樣也是要保護(hù)關(guān)鍵證人或其他線索的提供者，只有當(dāng)確認(rèn)個(gè)人細(xì)節(jié)和陳述能獲得保密，才能營(yíng)造安全的環(huán)境，讓協(xié)助調(diào)查的同仁愿意參與過(guò)程并誠(chéng)實(shí)以告。

?

維護(hù)調(diào)查的完整性
調(diào)查最怕打草驚蛇，如果未保密，過(guò)程中便走漏風(fēng)聲，可能會(huì)影響證人的記憶、關(guān)鍵人的立場(chǎng)或讓加害者有提前破壞關(guān)鍵證據(jù)、想好應(yīng)對(duì)說(shuō)法等機(jī)會(huì)。因此保密有助于保持調(diào)查公正，并確保所有參與方提供真實(shí)、未經(jīng)操縱或修改的陳述。

?

法律明文規(guī)定
在某些情況下，建筑企業(yè)保密的原因很簡(jiǎn)單，就是法律要求！特別是性騷擾、霸凌等申訴案，都有法律明文規(guī)定，要求建筑企業(yè)應(yīng)負(fù)保密義務(wù)。

正因?yàn)槁殘?chǎng)案件調(diào)查牽一發(fā)動(dòng)全身，若保密出現(xiàn)漏洞，不僅可能對(duì)當(dāng)事人的聲譽(yù)和隱私構(gòu)成威脅，還可能打壞整個(gè)團(tuán)隊(duì)合作的氛圍和信任，建筑公司也會(huì)需要承擔(dān)法律、財(cái)務(wù)和聲譽(yù)損失的風(fēng)險(xiǎn)。因此，保密是避免導(dǎo)致全盤(pán)皆輸?shù)年P(guān)鍵。

?

職場(chǎng)調(diào)查應(yīng)有一定的保密性。
說(shuō)要保密，建筑公司卻主動(dòng)放消息？建筑企業(yè)講究透明度的原因
雖然所有人都知道保密的重要性，但人的天性就是好奇、想了解后續(xù)發(fā)展。你可能也遇過(guò)，當(dāng)建筑公司內(nèi)部發(fā)生特殊事件時(shí)，同仁之間會(huì)私下交換情報(bào)，甚至?xí)型碌教幋蚵?tīng)、傳播，最后變成眾說(shuō)紛紜；而部分相關(guān)人比起完全保密，更傾向能一直追蹤案件進(jìn)度；甚至有時(shí)候建筑企業(yè)也會(huì)主動(dòng)釋出一些消息，增加內(nèi)部的透明度……

?

明明保密是最直接且最省力的方式，為什么建筑企業(yè)要背道而馳？
其實(shí)透明度是一種管理方式！有以下4個(gè)好處：

?

建立員工對(duì)建筑企業(yè)的信任
員工需要相信他們關(guān)切的事項(xiàng)有被建筑公司認(rèn)真對(duì)待、公平處理。適當(dāng)透漏調(diào)查過(guò)程及結(jié)果可以讓員工放心，相信建筑公司會(huì)重視他們的意見(jiàn)，并采取客觀、不偏袒的處理方式。

?

鼓勵(lì)參與、提升反映管道的價(jià)值
當(dāng)員工發(fā)現(xiàn)反映真的有用時(shí)，溝通管道自然而然就建立起來(lái)。適度的資訊透明會(huì)讓員工感覺(jué)自己是建筑公司決策／改進(jìn)的一部分，因而更愿意分享，對(duì)HR和雇主來(lái)說(shuō)，不僅能排除不良的人員與風(fēng)氣，也更能貼近內(nèi)部真實(shí)狀況。

?

有利于培養(yǎng)組織文化
針對(duì)案件調(diào)查，建筑企業(yè)最終若落實(shí)獎(jiǎng)懲相關(guān)人員、還當(dāng)事人一個(gè)公道或事實(shí)，員工會(huì)知道建筑公司玩真的，之后不管建筑企業(yè)要推行何種文化（例如誠(chéng)實(shí)、正直），都會(huì)更有說(shuō)服力，員工乖乖遵守的意愿也會(huì)提升。

?

扼殺謠言、猜測(cè)和恐慌
如果事件完全沒(méi)人知情，相關(guān)人等又少，那么完全保密沒(méi)什么問(wèn)題；最怕的是大家都在關(guān)注卻無(wú)從得知結(jié)局，這時(shí)候可能會(huì)出現(xiàn)捕風(fēng)捉影的情況。員工可能會(huì)自行詮釋上級(jí)的行為反應(yīng)， 一個(gè)人一種版本，最后的下場(chǎng)就是越傳越夸張，間接影響相關(guān)人的聲譽(yù)，也會(huì)引發(fā)不安。不過(guò)一旦有內(nèi)部正式發(fā)布的消息，某種程度上有助于控制情勢(shì)，雖然無(wú)法完全根除大家的臆測(cè)，但至少不會(huì)讓傷害無(wú)邊際擴(kuò)散。

?

這便是保持透明度對(duì)于管理的幾種益處。從前面的保密重要性到本段的透明度益處，都在理論階段，接下來(lái)我們來(lái)討論實(shí)際面的處理方式。

適當(dāng)?shù)耐该鞫瓤梢远髿⒅{言、猜測(cè)和恐慌。
矛盾對(duì)決！保密原則和透明度如何平衡？
當(dāng)事件發(fā)生，真的需要進(jìn)行職場(chǎng)調(diào)查時(shí)，HR或處理人員實(shí)務(wù)上會(huì)面對(duì)哪些困難和挑戰(zhàn)？

?

身為處理單位，HR們的難言之隱
第一名絕對(duì)是要同時(shí)保持機(jī)密性和透明度：尺度怎么抓才不算泄密，或被大家推敲出來(lái)？講太少有講又跟沒(méi)講一樣，真的好難。

法規(guī)的了解與實(shí)務(wù)應(yīng)用：雖然法規(guī)明擺在那里，但每個(gè)事件狀況不同，如何應(yīng)用才不會(huì)不小心觸法，這對(duì)是令人頭疼的其中一個(gè)選項(xiàng)。

處理時(shí)間有限的壓力：調(diào)查要保持低調(diào)，但如果涉及人員多，光是搜集資訊就要老半天，集結(jié)大家開(kāi)會(huì)協(xié)調(diào)、決策也勞心勞力，如果還有上層或法規(guī)的期限壓力，其實(shí)相當(dāng)高壓。

上層處理態(tài)度不一致：如果有統(tǒng)一作法還不至于糾結(jié)，最怕A高層想多開(kāi)放點(diǎn)資訊、B高層不想，員工對(duì)透明度的期待值還跟管理職不同，把HR們夾在中間里外不是人。

相關(guān)人的后續(xù)行動(dòng)：主線還沒(méi)處理完，當(dāng)事人就急著開(kāi)分支？有時(shí)候主事件后續(xù)會(huì)衍生更多風(fēng)波，根本防不勝防。

大量的機(jī)制、計(jì)劃要安排：就算沒(méi)有節(jié)外生枝，HR通常也會(huì)需要根據(jù)調(diào)查結(jié)果制定適當(dāng)?shù)暮罄m(xù)行動(dòng)計(jì)劃，確保問(wèn)題得到解決并預(yù)防未來(lái)類(lèi)似問(wèn)題再度發(fā)生。

?

7個(gè)平衡保密性和透明度的策略
HR們想必覺(jué)得自己處理這類(lèi)案件時(shí)像走鋼索，老是提心吊膽的，不過(guò)想讓事件和平落幕，不妨參考以下這6點(diǎn)建議：

?

1. 處理前，先溝通當(dāng)事人明確的期望
在調(diào)查開(kāi)始前，與所有相關(guān)人等討論保密與透明度的期望值，一方面解釋保密的重要性，并統(tǒng)整可分享和不可分享的資訊。先把話說(shuō)清楚，降低期望不一或過(guò)度透露的風(fēng)險(xiǎn)。

?

2. 確保調(diào)查流程清晰、照著規(guī)矩來(lái)
制定一個(gè)正式、一致的調(diào)查流程，或參考專(zhuān)家處理的SOP，先了解組織該如何處理調(diào)查，包含將采取哪些步驟、需要找誰(shuí)參與其中，把范圍羅列出來(lái)，減少不必要的約談就多一分保密度。

?

3. 定期向投訴人和相關(guān)方更新資訊
透明度并不意味著提供每個(gè)細(xì)節(jié)，當(dāng)事人在意的是有沒(méi)有進(jìn)行？進(jìn)行到什么程度？結(jié)果是什么？那就提供相關(guān)訊息，例如：目前已經(jīng)進(jìn)入調(diào)查階段、正在討論分析、結(jié)果是投訴成立……等，對(duì)外也可以比照相同模式辦理。

?

4. 盡可能保持匿名
除了直接相關(guān)人及其直屬主管，為了提升保密性，在跟核心人員以外的對(duì)象報(bào)告調(diào)查進(jìn)度時(shí)，可以采用匿名陳述或使用一般術(shù)語(yǔ)。這可以在不透露參與方身分的情況下分享資訊又不踩到紅線。

?

5. 根據(jù)案件類(lèi)型調(diào)整溝通模式
不同性質(zhì)的案件，保密程度的規(guī)范一定有所不同。例如，性騷擾的調(diào)查可能需要比針對(duì)政策違規(guī)或績(jī)效問(wèn)題的調(diào)查更嚴(yán)格，這部分可以統(tǒng)一對(duì)上下級(jí)誠(chéng)實(shí)以告，讓大家知道透明度調(diào)整的依據(jù)是什么。

?

6. 培訓(xùn)相關(guān)知識(shí)
不論是針對(duì)保密原則或是案件后續(xù)的宣導(dǎo)，透過(guò)培訓(xùn)讓大家有深切了解，會(huì)遠(yuǎn)比只是布達(dá)來(lái)得更有效果。

以上是職場(chǎng)調(diào)查保密與透明度的相關(guān)資訊，雖然不容易，但為了能幫助建筑企業(yè)順利解決管理上的問(wèn)題，這類(lèi)規(guī)范有其必要性，希望能幫助大家營(yíng)造出一個(gè)健康、公平的工作環(huán)境。