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這節(jié)要探討的是運用個人工作方法的基本領(lǐng)域，這些是每個管理職務(wù)都會遇到的，所有項目經(jīng)理都必須妥善控管這些問題，才會有效能。他們必須確立自己對這些問題的態(tài)度，并提出解決方法。

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1. 時間的利用

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每個人每天可用的時間都是24小時，但每個人使用時間的方式卻明顯不同，對時間的認知也不一樣。不同的時間認知對每個人造成不同的影響。

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在研討會上，當討論時間這個話題時，我經(jīng)常問參與者：「一年有幾個小時？」不需思考或計算即能快速自然說出正確答案的人，不到1％。一年有8760小時（非閏年），這算很多嗎？還是很少？全視我們?nèi)绾问褂眠@些時間而定。每個人每天大約需要8小時的睡眠，扣除睡眠時間，實際剩下的可用時間為5800小時。

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若要有效能，每個人都應(yīng)該回答這個問題：我想要如何使用這有意識的5800個小時？否則，他們將無法管理，而是被管理；否則，他們將無法成為有效能的人，無法主宰自己的人生，而是被主宰，然后虛度年華。當然，效能并不意味著每年得工作5800個小時，而是相反：做更少以成就更多。這句話應(yīng)該當作座右銘。

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我們應(yīng)該自覺且謹慎地決定該如何使用時間：我們希望或必須投入多少時間在工作，多少時間在家庭，多少時間留給自己，多少時間放在自己的興趣和再進修等。若無法有系統(tǒng)地思考這些問題并做出決定，極可能被環(huán)境主宰，或是浪費時間。

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幫助我們充分利用時間的最佳工具是行事歷、日志簿。經(jīng)理人應(yīng)該盡早開始規(guī)劃行事歷，太多人拖太久才規(guī)劃。建議提前兩三年確定關(guān)鍵事項。不需太過仔細，只需要大概輪廓即可。就算屆時無法完全依照計畫也沒關(guān)系，免不了會出現(xiàn)預(yù)料之外的狀況?；蛘?，更正確地說，這是項目經(jīng)理在現(xiàn)實生活中無可避免的事，但不會降低行事歷對我們安排時間上的必要性。

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因此，小編尤其建議大家制定長期的規(guī)劃，那些因職務(wù)關(guān)系而對時間有許多需求的人，多數(shù)也無法在短期內(nèi)有任何改變。項目經(jīng)理未來一年的會議行程，通常很早就已經(jīng)排定，這是無可避免的結(jié)果，項目經(jīng)理若想要徹底改變，必須從長計議。無論如何，一定要有個明確的改變起始點，否則什么都不會變。無法控管時間、有效利用有限時間的人，永遠無法成為優(yōu)秀經(jīng)理人。想改善對時間的利用，先從思考以下問題做起：「我應(yīng)該停止做什么？」

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2. 身心健康

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個人工作方法也包括適當照顧自己的健康。體能鍛煉對個人表現(xiàn)及心理和情緒狀態(tài)都有正面的影響，每個人都需要。關(guān)于體能鍛煉的各種方法，在此不多加細述。諸如耐力訓練、柔軟度及平衡感練習，以及少量肌力訓練，應(yīng)足以避免許多職業(yè)傷害，包括背部疼痛等文明病。健康的人隨時都能有很好的忍受度、接受度，且有好心情。

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Part 2 第9章曾提及自生訓練及其對身體和心理健康的影響。小編曾利用這種方法、保持正向積極的態(tài)度，幫助我克服自我極限及增進表現(xiàn)。自生訓練也適用于工作方法，因為放松、再生、專心亦有助于有效工作。

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3. 處理輸入資訊

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經(jīng)理人的辦公桌或電腦里永遠有不停流入、堆積的東西，而且流入的東西與日俱增。在大多數(shù)情況下，多達80％的電子郵件都有附件。

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項目經(jīng)理每天、每個小時都得面對，我把這些東西統(tǒng)稱為「輸入資訊」（input），不論必要與否、有趣與否、重要與否、書面格式或電子格式。

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所以，每位項目經(jīng)理都需要我所謂的「輸入資訊處理方式」（input processing system）做為處理這條洪流的方法。有些經(jīng)理人的辦公桌總是保持整潔，但大多數(shù)經(jīng)理人的辦公桌總是一片混亂：整理過或未整理過的堆疊、通信、報告、備忘錄、檔案、書面紀錄、便條、報章雜志、書籍等。許多人不僅辦公桌堆滿東西，辦公室里每一個平面處都堆滿東西，甚至連地板也不放過，更不用說他們的電子檔案系統(tǒng)了。

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有用的「輸入資訊處理方式」始于思考以下幾個問題：哪些事項該由我親自處理？哪些事項必須或可以交給他人處理？哪些事項可以稍后處理，或是需要時間處理，因此必須稍后處理？這些問題的答案中包含把工作委任他人的技巧，以及區(qū)分事情輕重緩急的技巧。

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4. 妥當使用電話、傳真、電子郵件

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通訊科技的發(fā)展，已使得時空限制變得毫無意義。如今，我們打電話給他人時，不需考慮他身在何處。這一點雖沒能引起媒體太大關(guān)注，但這是近期影響最大的變化之一，也因此從根本上改變了我們的工作方法。只需觀察其對辦公大樓的影響即可略知一二。然而，目前的通訊科技技術(shù)發(fā)展還沒到預(yù)計完成的三分之一。

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另一方面，溝通本身卻落后于科技。事實上，溝通明顯變差了。在每家公司的問題清單上，「溝通困難」幾乎都名列前茅，就連小型公司也是如此。

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現(xiàn)在比以往任何時候都需要自律及自我管理。在當今社會，人們的生活技能很大程度取決于自我管理能力，這一點在有效溝通方面尤為明顯。除了不斷實驗和測試之外，我們應(yīng)該持續(xù)自問：以我目前的情況，該怎么做才能更有效能？

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盡管有種種其他的電子通訊創(chuàng)新，對絕大多數(shù)項目經(jīng)理而言，電話依舊是重要工具。電話的誕生雖然賜福人類良多，也顯著提升效率，但也可能因它而受害，尤其是行動電話。因此，項目經(jīng)理必須明智使用電話，避免成為電話的奴隸。多數(shù)人一想到打電話，或是接收到外部因素刺激而興起打電話的念頭，就會沖動本能地立即拿起電話撥打，通常這不是一種好的工作方法，同樣地，隨時接聽電話也不好。

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遵循以下三項非常簡單的原則，通常就能使我們的工作方法明顯改變與改善：首先，在拿起電話撥打之前，先想想別種通訊工具是否更能達成目的；若電話確實是達成此目的的最佳工具，就應(yīng)該先準備好談話內(nèi)容，否則很容易淪為費時的閑聊；不要想打就打，最好區(qū)隔出一段專門打電話的時間。雖然，電話的重要性不容質(zhì)疑，甚至還可能提高，缺點是可能導致欠缺準確和冗長啰唆。適當?shù)馗挠脗髡妗㈦娮余]件及信函，就幾乎能完全消除此缺點。通常，書寫方式比口頭方式更簡潔且更能準確表達，對習慣使用電話的人來說也是如此。

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5. 準備文件

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項目經(jīng)理不僅要閱讀很多東西，還得寫很多東西，未來也不可能有任何明顯改變，因此工作方法中必須包含有效率地準備文件的技巧（不論書面或電子方式呈現(xiàn)的文件）。

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十年前，即使是高級項目經(jīng)理也無法想像自己需要親自寫電子郵件。現(xiàn)在即使打字能力有限，仍比其他溝通方式快速、容易許多。另一種則是口述錄音機，在許多行業(yè)中，學會使用口述錄音機是項優(yōu)勢，項目經(jīng)理能加倍提升生產(chǎn)力。

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