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相信沒(méi)有人會(huì)喜歡開(kāi)會(huì)，特別是冗長(zhǎng)有沒(méi)有重點(diǎn)的會(huì)議，不僅消磨精神也浪費(fèi)了很多寶貴時(shí)間。有時(shí)候一個(gè)會(huì)議沒(méi)討論出結(jié)果反而衍生更多議題，變成無(wú)止盡的循環(huán)。如果你已經(jīng)在公司擔(dān)任主管的身份，那要怎么提升會(huì)議效率是相當(dāng)重要的。而如果你是一般職員但意識(shí)到團(tuán)隊(duì)會(huì)議效益不彰，也可以跟主管提出改善的方法，所以話不多說(shuō)就繼續(xù)看下去吧。

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內(nèi)容目錄?? ?
1. 搞清楚開(kāi)會(huì)目的
2. 條列出會(huì)議的項(xiàng)目
3. 找到會(huì)議的關(guān)鍵參與者
4. 做足功課，有數(shù)據(jù)資料較佳
5. 每場(chǎng)會(huì)議需要有場(chǎng)控和紀(jì)錄

1. 搞清楚開(kāi)會(huì)目的

在開(kāi)會(huì)前，首先要厘清這次會(huì)議想要達(dá)到的目的，是要解決什么立即的問(wèn)題，還是要定下一個(gè)階段的目標(biāo)，以及到底這件事「需不需要」用會(huì)議解決。畢竟一場(chǎng)會(huì)議占用的不是一個(gè)人的時(shí)間，10 個(gè)人開(kāi)1 小時(shí)的會(huì)等于就說(shuō)用掉一個(gè)公司10 小時(shí)的產(chǎn)能。很多主管會(huì)覺(jué)得開(kāi)會(huì)可以凝聚團(tuán)隊(duì)向心力，然后也能比較清楚每個(gè)人的進(jìn)度和狀況。但其實(shí)有時(shí)候無(wú)意義的例行會(huì)議反而會(huì)讓員工感到疲乏，或是想辦法交差了事，這樣其實(shí)可能是反效果。

如果只是要宣達(dá)某件事情，可以善用公司群組、記事本或是Email 做通知。強(qiáng)烈建議公司有一套專用的通訊及協(xié)作軟體，比如slack 或是teams 這種，最好能夠跟社交用的軟體做區(qū)別。小編的公司用的就是Microsoft Teams，這樣好處是不會(huì)把私人訊息跟工作訊息搞混，也更能提高工作時(shí)的專注度。

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2. 條列出會(huì)議的項(xiàng)目

很多時(shí)候雖然已經(jīng)知道要討論的大方向，但具體要討論哪些事項(xiàng)沒(méi)有很清楚，變成在會(huì)議的時(shí)候大家想到什么就提出來(lái)，最后不僅沒(méi)有解決問(wèn)題，反而越來(lái)越發(fā)散。所以在開(kāi)會(huì)前，就應(yīng)該要條列出這次會(huì)議需要討論的項(xiàng)目有哪些，越詳細(xì)越好。最后在開(kāi)會(huì)的前一天就把會(huì)議的大綱、要討論的細(xì)項(xiàng)、哪個(gè)項(xiàng)目對(duì)應(yīng)哪個(gè)負(fù)責(zé)人都發(fā)給會(huì)議的參與者知道，這樣參與者可以預(yù)先對(duì)接下來(lái)的會(huì)議準(zhǔn)備好對(duì)應(yīng)的資料，以及想要提問(wèn)的內(nèi)容。

比如說(shuō)，如果今天是一場(chǎng)關(guān)于全新的項(xiàng)目啟動(dòng)前的會(huì)議，一般來(lái)講項(xiàng)目方案的項(xiàng)目經(jīng)理 應(yīng)該是會(huì)議的發(fā)起人，也是對(duì)于這場(chǎng)會(huì)議內(nèi)容最了解的人。切勿在接到客戶的需求后就直接找工程部門開(kāi)會(huì)，應(yīng)該先把需求過(guò)濾過(guò)，看哪些是最緊急，哪些不是，然后畫出使用情境和流程圖。首先讓與會(huì)者了解整個(gè)方案的全貌，再來(lái)把專案分短中長(zhǎng)多個(gè)階段，這樣也可以比較清楚當(dāng)前最需要完成的有哪些事項(xiàng)，而不會(huì)一頭霧水。

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3. 找到會(huì)議的關(guān)鍵參與者

很多時(shí)候再開(kāi)一個(gè)重大的會(huì)議，討論到某個(gè)項(xiàng)目時(shí)才發(fā)現(xiàn)最了解這個(gè)項(xiàng)目或是有能力做決策的人不在現(xiàn)場(chǎng)，導(dǎo)致會(huì)議進(jìn)度無(wú)法順利進(jìn)行下去，也浪費(fèi)大家的時(shí)間。組織會(huì)議的人在對(duì)會(huì)議項(xiàng)目進(jìn)行盤點(diǎn)時(shí)，也要確定這場(chǎng)會(huì)議所有跟議題相關(guān)的決策者有誰(shuí)，如果會(huì)議當(dāng)天某些重要的決策者無(wú)法到現(xiàn)場(chǎng)，也要請(qǐng)他們先對(duì)議題內(nèi)容進(jìn)行評(píng)估然后附在會(huì)議檔案內(nèi)讓每個(gè)參與者可以看到。而如果你本身是重要決策者但無(wú)法參與，也要在會(huì)議前找一個(gè)代理人并把事項(xiàng)交代給他。會(huì)議發(fā)起人在通知關(guān)鍵參加者的時(shí)候，也務(wù)必要清楚告知會(huì)議內(nèi)容，為什么他有必要參與以及要準(zhǔn)備哪些相關(guān)資料。

筑招網(wǎng)小編在之前的公司主要是遠(yuǎn)程工作，比較重要或緊急的議題才會(huì)在辦公室開(kāi)會(huì)，但有時(shí)候主管召集了幾個(gè)人要討論某一件事項(xiàng)，結(jié)果人到了現(xiàn)場(chǎng)看到議程才知道根本跟自己無(wú)關(guān)，或是很多內(nèi)容可以用十幾分鐘線上討論就好。如果真的是大型的方案會(huì)議，最理想的情況是在確定關(guān)鍵決策者都可以到場(chǎng)，所以會(huì)議發(fā)起人也要事先調(diào)查好每個(gè)人可以空出的時(shí)間。而如果不是跟該會(huì)議議題太相關(guān)的角色，也沒(méi)有必要請(qǐng)他們參與會(huì)議，有時(shí)候人多嘴雜，出席者太多反而會(huì)拉低會(huì)議的品質(zhì)，非關(guān)鍵決策者可以在會(huì)后再請(qǐng)他們?nèi)タ磿?huì)議記錄即可。

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4. 做足功課，有數(shù)據(jù)資料較佳

接下來(lái)講的這點(diǎn)不光是針對(duì)會(huì)議發(fā)起人，而是每個(gè)參與者都很重要的一點(diǎn)。剛剛在第二點(diǎn)有提過(guò)，會(huì)議參與者可以事先對(duì)各項(xiàng)目對(duì)應(yīng)的負(fù)責(zé)人提問(wèn)。如果你看到有人對(duì)你所負(fù)責(zé)的項(xiàng)目提問(wèn)的話，可以先審視那些問(wèn)題是否有「開(kāi)會(huì)」討論的必要性。比如說(shuō)今天只是要問(wèn)工程師某個(gè)功能完成的進(jìn)度，其實(shí)PM 可以單獨(dú)跟工程師確認(rèn)就好，不需要讓跟這項(xiàng)功能無(wú)關(guān)的參與者也一起旁聽(tīng)。當(dāng)然，如果這個(gè)項(xiàng)目會(huì)跟很多部門有連結(jié)的話，就有拉出來(lái)討論的必要。所以說(shuō)，看到問(wèn)題如果有疑問(wèn)的話可以提前就跟提問(wèn)者做二次確認(rèn)，這樣可以減少會(huì)議中的溝通時(shí)間。

再來(lái)就是，準(zhǔn)備會(huì)議用資料的時(shí)候，盡量能夠以數(shù)據(jù)、KPI 等方式呈現(xiàn)。以工程開(kāi)發(fā)的角度來(lái)說(shuō)，最明確的KPI 比如說(shuō)有10 項(xiàng)功能完成了其中幾項(xiàng)，以營(yíng)銷部門來(lái)說(shuō)，可以列出比如粉絲成長(zhǎng)數(shù)、貼文觸及數(shù)、廣告成效等等數(shù)據(jù)，以SEO 部門來(lái)說(shuō)，可以列出關(guān)鍵字排行、網(wǎng)站點(diǎn)擊數(shù)、不重復(fù)瀏覽等等資料。盡量把數(shù)據(jù)用「圖表」的形式呈現(xiàn)，可以讓與會(huì)者一目了然。如果資料不齊全或是太過(guò)抽象，就可能還要浪費(fèi)更多時(shí)間去解釋，所以切勿抱著「隨機(jī)應(yīng)變」的態(tài)度參加會(huì)議。

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5. 每場(chǎng)會(huì)議需要有場(chǎng)控和紀(jì)錄

美國(guó)曾經(jīng)有關(guān)于注意力的研究顯示，人的大腦能維持專注力的時(shí)間大概落在10 到18 分鐘，超過(guò)18 分鐘后專注度就會(huì)開(kāi)始下降。這也就是著名演講機(jī)構(gòu)TED 每位講者的演講時(shí)間落在18 分鐘以內(nèi)，這樣可以讓觀眾最大化的吸收演講的資訊。

而開(kāi)會(huì)也是一樣的，太過(guò)冗長(zhǎng)的會(huì)議會(huì)導(dǎo)致參與人的集中度下降，達(dá)不到最好的效能。所以說(shuō)，一個(gè)能夠掌控會(huì)議流程的「場(chǎng)控」是相當(dāng)重要的。而場(chǎng)控這個(gè)角色其實(shí)不單單是計(jì)時(shí)而已，首先他要對(duì)會(huì)議的內(nèi)容有一定的了解，在會(huì)議進(jìn)行中也要觀察某個(gè)議題是否討論了太長(zhǎng)時(shí)間，又或者意見(jiàn)太發(fā)散已經(jīng)離題。場(chǎng)空需要維持整個(gè)會(huì)議的程序，并確保能夠在預(yù)定的時(shí)間內(nèi)完成，如果一個(gè)議題已經(jīng)卡太久沒(méi)有結(jié)論，就要適時(shí)設(shè)定停損點(diǎn)并往下一個(gè)議程進(jìn)行。

再來(lái)除了場(chǎng)控以外，還有另一個(gè)角色也相當(dāng)重要，那就是會(huì)議記錄。很多人覺(jué)得會(huì)議記錄是不需要什么專業(yè)的工作，其實(shí)不然，會(huì)議記錄并不是打逐字稿，而是要把每個(gè)討論項(xiàng)目最后得到什么有價(jià)值的產(chǎn)出，如果該項(xiàng)目討論有遇到卡關(guān)的地方就要記錄暫時(shí)得到的結(jié)論以及還缺少哪些資料或者還要跟誰(shuí)做確認(rèn)。一個(gè)好的會(huì)議記錄即便是為參與會(huì)議的人看到也能一目了然，并且如果之后團(tuán)隊(duì)成員對(duì)于之前討論出的共識(shí)理解有不同也可以翻出會(huì)議記錄來(lái)厘清。