?

所謂「有效率地做事」，指的是在你進入職場的初期，就該學一些能提升自己工作效率的知識。雖然該學的東西其實不少，甚至可能得花非常長的時間才能學得差不多，但在進入職場初期，若什么都學，也可能什么都不精。因此在這篇文章中，筑招網(wǎng)小編就談六個最核心的技能就好。

?

你可以依循內(nèi)容來有方向地學習，也思考看看自己目前在這幾個方面做得如何。

?

第一個方面是時間管理。

?

講到「時間管理」，很多人直覺會想到的恐怕是學個什么方法，讓自己能在同樣的時間內(nèi)做兩倍的工作。

?

但這其實僅是時間管理的一小塊，畢竟時間能縮短的幅度終究有其極限，再怎么縮短也不會跟別人差太多。我認為更重要的時間管理能力，反而是「怎么選擇」。

?

「選擇」的意思，就是怎么在上班環(huán)境中正確地理解老板的所思所想，知道哪些事情重要、哪些事情是其次，然后做出正確的優(yōu)先排序。

?

當然，你手上的事情會不斷增加，所以接下來，你則需要發(fā)揮減法思維，把那些重要的事情做到最好；而重要性次之的事情就稍微往后推遲，甚至利用簡易的方式做到剛剛好就好。

?

所以對我而言，「時間管理」背后其實包含了幾項重點：

?

1.理解老板

?

2.優(yōu)先級

?

3.減法思維

?

因為時間終究有極限，我們誰也不可能把所有事都做得面面俱到。也因此，知道如何選擇、并把真正重要的事情做好，這是所有人在職場上都需要具備的敏感度。

?

第二個方面是項目管理。

?

若你已經(jīng)追蹤我們一段時間，大概知道我們一直以來都從事「項目管理顧問」的工作。在我們剛開始接觸項目管理時，所謂「項目」還只是規(guī)模比較大的公司才有、也才比較重視，并有「項目經(jīng)理」這個職務。

?

但是這兩年項目管理越來越普遍，幾乎各行各業(yè)內(nèi)都有所謂的「項目」。這其實從我們最熱門的項目管理課程【項目管理一日特訓班】的學員工作背景中，也可以明顯察覺。

?

早期，參與這門課的同學大多都來自施工行業(yè)、設計行業(yè)和鋼結(jié)構(gòu)行業(yè)，接著慢慢出現(xiàn)園林景觀以及電力的從業(yè)人員。到了現(xiàn)在，幾乎各行呼業(yè)都有人來上課，而且學員年齡層也逐步下降。

?

其實與學員們一聊也就不難發(fā)現(xiàn)，因為現(xiàn)在各行各業(yè)變動都很快，所以很多行業(yè)都開始有「臨時性任務」--也就是老板突然有個點子，便從各部門拉幾個人出來執(zhí)行。這也就是所謂的「項目」。

?

而你一想也就知道，這類點子來得突然，恐怕連老板自己都未必有思考得很周詳；加上參與的成員橫跨公司好幾個部門，過去可能也不曾一起工作過；再加上由這個臨時編制的團隊提出的方案，最好還要受到市場接受和喜歡……要在這樣的狀況下快速完成任務，真的不容易！

?

不過，你若在很年輕時就有項目管理的概念，能把這類「突發(fā)事件」妥當?shù)匾?guī)劃并執(zhí)行，那之后不管去哪里工作，職涯之路大概都會順遂許多。

?

很多年輕人也會來問我：「我剛進入職場，沒有什么非常扎實的技能，那我可以學什么？」我其實都會推薦大家學習項目管理，增進溝通及協(xié)調(diào)調(diào)度的能力。

?

因為無論你最后發(fā)現(xiàn)自己的天賦熱情在哪里，這都能成為你底層的重要能力，讓你做起事來更有頭緒！！

?

第三個方面是Excel。

?

我之前在文章中提過，其實大部分的年輕人最該在學校學好的能力，除了本科系的專業(yè)知識之外，就屬微軟的Office軟件工具。原因在于，在你出社會后，立刻就要長時間和這些工具打交道。

?

而在Office系列中，又以Excel最重要。

?

為什么呢？

?

因為在你還很菜的階段，離上臺做簡報大概還很遠，所以PowerPoint可能不是最優(yōu)先會用上的。

?

至于Word，雖然它也有很復雜的用法，比方說制作目錄之類的功能，但剛?cè)肼毜念^幾年，老板大概不會要我們寫非常復雜的文件。另外，簡單的Word文件你大概也很難搞錯甚么。

?

而且因為Word文件最后常是轉(zhuǎn)成PDF或是打印出來，所以就算你真的甚么排版技術也不會，只要懂得多按幾下空白鍵或就算用些笨方法來調(diào)整，大概還是能排出「看似OK」的文件。

?

但Excel就不同了。有些功能你若不會，比方說函數(shù)或樞紐分析等，那就真的很難蒙混過去。而這些功能的會與不會，也會天差地遠地反映在工作效率上。

?

一開始進入公司，需要用到Excel也很正常。以我自己而言，在我當年第一份工作的頭兩個月，老板唯一叫我做的事情，就是打開合約的圖面，找出每個柱子的數(shù)據(jù)，然后用Excel做一份整理表給他。

?

雖然我是土木工程師，但一開始到公司，老板也確實不可能直接就叫我們設計甚么東西，一開始當然都是整理數(shù)據(jù)開始。

?

你若擅長Excel、能把數(shù)據(jù)整理得又快又好，尤其在數(shù)字部分能用公式函數(shù)的方式整理齊全，甚至之后要調(diào)整一些地方，數(shù)字一改再套入公式就有新答案出現(xiàn)，老板自然就會產(chǎn)生「這個員工很機靈、敏捷」的好印象。同時，這也能讓你工作得更輕松。

?

所以在我看來，Excel也是越早學透越好的技能。

?

至于第四個方面，則是檔案存放。

?

所謂「檔案存放」，其實就是你自己怎么整理數(shù)據(jù)，包含實體文件，以及硬盤中的虛擬數(shù)據(jù)。另外，也包含怎么做版本控制等事宜。

?

這為何很重要呢？

?

因為在工作上，有很多檔案或文件是會有機會重復使用的。某個任務就算今天做完了，難保三個月后不會又要再進行一次。

?

如果之前的數(shù)據(jù)你都能快速找到，往往就能快速做出一個新版本。而想快速找到之前的數(shù)據(jù)，一開始怎么建立Folder、怎么命名，就變得很重要。

?

但偏偏有些人就是習慣把所有工作檔案都丟在桌面，什么整理工作都沒做，這樣一來，之后要尋找某些檔案，往往就成了痛苦的大工程。

?

甚至，你還可能誤刪了、或是不小心存到別處去了，也因此下次要用的時候，花再多時間都找不到。這找檔案所需耗的時間，往往就會造成工作效率低下。

?

另一個很多年輕朋友容易疏忽的，則是「版本控制」的概念。

?

比方說你寫了一份文件給老板，老板說想改幾個地方，大部分年輕朋友的做法，可能就是改完后直接存盤、覆蓋掉原有的版本。但有些時候老板后續(xù)想一想，可能又會跟你說：「我想還是用原來的版本吧！」結(jié)果你并沒有將原本的版本留下來，這就可能會很麻煩。

?

所以以我自己而言，我會盡量留下過程中的每個版本，以備必要時使用。

?

像我們經(jīng)常會到企業(yè)內(nèi)上課、或者開設公開課程，我其實都會留下每次上課的投影片內(nèi)容。因為這么長時間中，內(nèi)容難免會做些微調(diào)。如果有個學員來跟我說他在2018年1月23號上過我某堂課，那我就可以清楚知道他當時上的版本究竟談了什么內(nèi)容、傳達了什么樣的概念，也就不會雞同鴨講。

?

在職場上，別人其實經(jīng)常會需要你提供或參考之前的檔案來做事，所以建立好的檔案管理能力，也是非常重要的事情。

?

第五個方面則是文件制作。

?

我之前說過，文件是別人認識我們的第一關。

?

當我們剛到一家新公司報到，老板根本不會知道我們的能力。但如果你做的文件每次都亂七八糟--格子大小不統(tǒng)一、顏色混亂、閱讀動線不清楚、各種字形亂用、不用標點符號，就很容易傳遞出負面印象。

?

你大概不難想像，當別人讀到這樣的文件，很容易會覺得我們恐怕缺乏組織能力、邏輯不好，對我們印象大扣分。

?

所以，制作文件前除了想想內(nèi)容要寫什么，最好也想想怎么樣的呈現(xiàn)能讓讀者輕易看懂！

?

這其實也跟前面的Excel有關。我們在職場上難免會需要制作一些表單，但表單除了要能快速做出來、確保數(shù)字與數(shù)據(jù)正確，也還要進一步想想，這個表單要設計成什么樣子，才能讓別人「一眼看懂」。這有時甚至會比內(nèi)容本身還更重要！！

?

至于跟工作效率有關的最后一項，也就是第六個方面，則是表達能力。

?

表達能力最容易理解的說明，就是如何說話、如何表達自己的觀點。因為你可能很聰明，腦海里頭有很多好點子，可是別人若不知道或聽不懂，那就等于沒有。

?

也因此，你學了多少東西、你會多少東西很重要，但輸出與Output的能力一樣重要。這包含文字（比方說寫文章、寫Email、甚至是提案），也包含說話（無論是閑聊或有邏輯地把事情講清楚）。

?

表達能力好壞，可能影響你手上是否有充足的資源來推進工作；甚至當你面臨變動及需求的調(diào)整，你能否說服別人來支持。

?

另外，上臺演講和簡報也包含在這個部分當中。雖然在我們進入職場的初期，可能不會有太多演講或簡報的機會，但一段時間過后，必定會有類似的工作需求。此時你若能表現(xiàn)得好，也會替自己帶來更多職涯上的好機會與能見度。

?

這也是一個需要長期努力的訓練。

?

以上，我們快速地把與工作效率密切相關的六項技能認識了一遍，包含時間管理、項目管理、Excel、檔案存放、文件制作與表達能力。希望各位能盡早以此為目標，方向清楚地來學習。

?

最后附帶一提，如果你想要系統(tǒng)化地學習這些能力，也歡迎你進入「大人學」課程網(wǎng)站，點選「年輕上班族必修」這個課程清單。在這個清單中，你可以清楚看到與以上講到的能力對應的課程，透過向?qū)I(yè)講師學習，快速拉高自己在這幾個方面的能力?。?/span>